Elenco delle Procedure
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Apertura Task
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA | AREA ITC
VALIDITÀ DAL: 25 settembre 2024
REVISIONE NR. 0 DEL 25/09/24
FINALITÀ DELLA PROCEDURA
Le Task devono servire a ridurre al minimo le comunicazioni via mail che devono rimanere utilizzate per le sole comunicazioni, non per le richieste di azione, per le quali si userà la Task.
La Task deve servire a snellire e velocizzare i processi, con l’obbiettivo di monitoraggio del processo fino alla conclusione dello stesso.
Una Task va aperta in caso di “richiesta di azione” a qualsivoglia ente aziendale.
Una volta aperta la Task e indirizzata al collega interessato, bisogna ricordarsi di inviare un messaggio di testo all’interno della Task per far sì che il collega la riceva.
Fondamentale è dare una data limite entro la quale la Task deve essere risolta.
Compito dello Specialist è monitorare le proprie Task fino alla loro risoluzione e chiudere la Task una volta portata a termine l’azione.
In caso di Task aperta da un collega, nella quale si è coinvolti, resta valida la regola di tempestività di azione e risposta valida in tutti gli ambiti di azione dello Specialist.
Assunzioni del Personale
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 1 DEL 25/09/24
FINALITÀ DELLA PROCEDURA
Al fine di razionalizzare la procedura di assunzione per adempiere ai dettati normativi sulla sicurezza e per armonizzare gli aspetti operativi e di recruiting, seguire la presente traccia.
PROCEDURA DI ASSUNZIONE
A seguito della selezione del candidato,il recruiter previo consenso dello Specialist inoltra sul portale Isoinifnity una richiesta d’assunzione all’ufficio delle risorse umane che predisporrà il contratto sulla base dei dati riportati nel format.
Successivamente, il contratto viene caricato sul portale in GESTIONE PERSONALE > GESTIONE RISORSE > NOME E COGNOME DELLA RISORSA SELEZIONATA > DOCUMENTI DA FIRMARE.
Il sistema invierà alla risorsa, tramite messaggio WhatsApp, il contratto da firmare.
La nuova risorsa dovrà stampare, firmare e inviare il contratto utilizzando la stessa chat di messagistica prima che inizi a lavorare.
La copia cartacea dovrà essere consegnata allo Specialist anche per tramite del responsabile di commessa.
Lo Specialist deve riconsegnare i contratti in originale all’Area del Personale ogni 1 o 15 del mese.
L’Ufficio del Personale, ricevuto il contratto firmato, procede al caricamento del documento nella casella DOCUMENTI FIRMATI; lo specialist, riceverà una notifica di avvenuto upload del contratto firmato.
Lo Specialist si premunirà di ordinare le divise e i Dpi necessari al neoassunto, da consegnare allo stesso il primo giorno di lavoro assieme al badge, che va registrato sull’applicazione Feedo.
Lo Specialist si deve assicurare di legare il nuovo dipendente alla commessa di riferimento su Isoinfinity e di trasmettere all’ufficio del personale l’accordo economico della risorsa, da trascrivere negli Accordi a cura dell’Ufficio delle Risorse Umane.
Provvedimenti Disciplinari
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 1 DEL 25/09/24
In caso di Inadempienze del Personale lo Specialist deve intervenire garantendo l’adozione delle adeguate misure di Correzione, ed eventualmente delle proporzionali misure Disciplinarmente Sanzionatorie.
In caso di necessità di Provvedimento Disciplinare, lo Specialist Operativo deve confrontarsi con l’Ufficio del Personale, rendendo edotto lo stesso degli accadimenti, con dovizia di particolari.
Lo Specialist dovrà richiedere l’emissione della contestazione disciplinare tramite task, nella quale sarà sua premura andare a specificare nel dettaglio l’accaduto, le eventuali persone coinvolte, gli eventuali testimoni, i danni materiali ed immateriali eventualmente provocati, e tutto quanto necessario alla corretta valutazione della posizione del dipendente, anche in termine di ristoro dei danni patiti.
Nella Task è fondamentale mettere il proprio coordinatore, il coordinatore dell’area personale e il proprio gestore interno. Solo mediante tale strumento potranno essere tracciati i passaggi necessari per finalizzare l’iter disciplinare ( Invio, giacenza, Richiesta audizione, Audizione, ecc)
L’Ufficio del Personale emetterà la contestazione disciplinare in accordo con lo Specialist, da consegnarsi sempre brevi mani,
Nel caso di consegna brevi manu, lo Specialist dovrà premurarsi di consegnare la contestazione al dipendente in presenza di un testimone, preferibilmente il responsabile di commessa, di leggere integralmente la contestazione al dipendente, e di chiederne firma per ricevuta, correlando il documento di data di consegna, che deve essere comunque tempestiva rispetto ai fatti accaduti e rispetto alla data di emissione della contestazione da parte dell’Ufficio del Personale.
In caso il dipendente si rifiuti di firmare la contestazione per ricevuta, la lettura integrale della contestazione davanti al testimone funge da avvenuta consegna; lo Specialist ed il testimone firmeranno la lettera di contestazione con la dicitura “Contestazione integralmente letta da…. In presenza di… in data… alle ore…; Il dipendente…. rifiuta di firmare per ricevuta”
Il documento dovrà poi essere tempestivamente rispedito all’Ufficio del Personale correlato da firma del dipendente per ricevuta, o firma dello Specialist e del testimone per lettura.
In caso di Assenza della Risorsa e non è possibile procedere con la consegna a mano, seguire la procedura alternativa di invio tramite raccomandata A/R
In caso di accadimento grave, che preclude la fiducia dell’Azienda nei confronti del dipendente, in occasione della consegna della contestazione disciplinare verrà attuata una sospensione cautelativa in attesa di valutazione del caso.
Questa verrà comunque specificata all’interno della lettera di contestazione.
Qualora questa venga posta in essere, lo Specialist dovrà accertarsi che il dipendente venga esonerato dalle attività fino al termine della valutazione del provvedimento.
In ogni caso, il dipendente ha tempo cinque giorni lavorativi per presentare le sue controdeduzioni.
Una volta effettuata la valutazione del provvedimento, in valutazione congiunta dell’Ufficio del Personale con lo Specialist, questa verrà comunicata al dipendente, sempre secondo le modalità pattuite, brevi mani.
In ogni caso, lo Specialist deve accertarsi, in concerto con l’Ufficio del Personale, della consegna della Contestazione, e successivamente della consegna del Provvedimento, a chiusura di ogni cerchio procedurale.
In caso di Assenza della Risorsa e non è possibile procedere con la consegna a mano, seguire la procedura alternativa di invio tramite raccomandata A/R.
ISONOTE su ISOATTIVITÀ
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 0 DEL 20/09/23
Ciascun Specialist ha un numero di visite mensili indicate come obbiettivo sulle ISOATTIVITÀ.
A ogni fine visita lo Specialist compila la relazione su ogni singolo cliente tramite la ISONOTA.
La ISONOTA compilata deve essere agganciata alla ISOATTIVITÀ stabilita al fine di monitorare il raggiungimento dell’obbiettivo indicato.
Modifiche degli Accordi Economici del Personale
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 1 DEL 25/09/24
La Modifica degli Accordi Economici al Personale deve essere valutata in base alla sostenibilità della commessa, all’incidenza del costo del lavoro, e alla effettiva valutazione positiva della risorsa.
La valutazione deve essere condivisa con il proprio coordinatore e, una volta definita, deve passare dall’autorizzazione della Proprietà, alla quale va richiesta via mail, mettendo in copia conoscenza il proprio coordinatore.
La richiesta deve essere effettuata entro l’inizio del ciclo paga del mese dal quale la modifica dell’accordo ha effetto.
Se la Proprietà approva la modifica dell’Accordo verrà informato l’Ufficio del Personale che provvederà a modificare l’accordo su Isoinfinity e ad emettere l’eventuale documento da far firmare al dipendente.
Premura dello Specialist sarà il verificare che il nuovo accordo sia stato correttamente modificato sul portale ed eventualmente segnalare all’Ufficio del Personale qualsivoglia errore di trascrizione.
Start-Up
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 1 DEL 02/10/24
Lo Specialist Operativo, in caso di nuova Start Up deve garantire l’organizzazione della stessa secondo quanto concordato durante la riunione preventiva con i colleghi di Sede interessati.
Nello specifico, lo Specialist Operativo deve assicurarsi di effettuare un sopralluogo congiunto con l’Ufficio Qualità interno sul Cantiere, per valutare tutto quanto necessario all’espletamento delle attività richieste.
Deve effettuare con ragionevole anticipo gli ordini di impianto delle attrezzature e dei prodotti valutati dall’Ufficio Qualità interno, e monitorare gli Uffici di Sede a tutela dell’approvvigionamento di quanto necessario entro i termini di inizio del servizio, senza defezioni di materiale e/o strumentazione necessaria.
Deve aprire le ricerche del personale necessarie rispettando i budget di compenso previsti per il personale, ed effettuare la selezione del personale di commessa e del referente di commessa, che devono rispettare gli standard qualitativi necessari.
Deve prevedere la adeguata formazione del personale e prevedere una valutazione del personale tempestiva ed efficace a tutela del servizio e ad argine del turn over.
Oltre a quanto necessario per l’espletamento delle attività, lo Specialist deve garantire la presenza in cantiere di tutti gli strumenti necessari al monitoraggio della stessa (Es. timbratore Feedo e ove previsto il tablet) ed il vestiario e i DPI adeguati al personale.
Compito dello Specialist è seguire da vicino la nuova commessa fino a garanzia della autonomia operativa, e a garanzia del livello di servizio offerto al Cliente.
Obbiettivo dello Specialist deve essere portare quanto prima la neo-commessa a marginalità positiva, senza incidere negativamente sul servizio.
Pianificazione delle Ferie sui Cantieri
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 0 DEL 20/09/23
Entro 31-01 lo Specialist effettuerà la pianificazione ferie di tutta la sua Area, considerando picchi produttivi, stagionalità e occupazione. Indicherà dei periodi nei quali nessuno potrà andare in ferie per cause organizzative. A fronte del piano ferie ogni risorsa richiederà, dalla propria Area Personale, autorizzazione alle ferie fino a 48 ore prima del periodo richiesto. Lo Specialist, mediante ISOinfinity, convaliderà le ferie o le rifiuterà pianificando nuovamente un periodo nel caso siano cambiati gli equilibri del cantiere. Al Lavoratore arriverà un messaggio con l’accettazione o il diniego.
Pianificazione del Giro Visite
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 0 DEL 20/09/23
Entro ogni venerdì della settimana A lo Specialist compila sul calendario condiviso con il Coordinatore Area Operativa la sua pianificazione visite della settimana B.
Acconti ai Dipendenti
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 0 DEL 20/09/23
Occorre limitare al massimo tale procedura per ovviare a problematiche a livello contabile e amministrativo.
É possibile richiedere acconti da riconoscere ai dipendenti solo durante il primo mese di attività della risorsa.
Nei mesi successivi potrà essere erogato un acconto esclusivamente per reali e gravi motivi personali.
Onboarding
AREA DI RIFERIMENTO: AREA DEL PERSONALE |AREA RECRUITING | AREA OPERATIVA | AREA CONTABILE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 03 Novembre 2023
REVISIONE NR. 1 DEL 25/09/24
Lo Specialist Operativo, eventualmente tramite delega e controllo del referente di commessa, deve garantire la corretta applicazione delle direttive di Onboarding del personale Neo assunto.
L’Onboarding parte con il primo contatto con la risorsa, fino al suo effettivo inserimento sul cantiere.
Durante la fase di Onboarding lo Specialist deve assicurarsi che il neoassunto sia accolto ed affiancato adeguatamente durante i suoi primi giorni lavorativi, così da arginare il più possibile l’eventualità di dimissioni premature e conseguente turn over.
Lo Specialist deve prevedere un contatto cadenzato con la risorsa, nei primi giorni di lavoro, per sondarne l’umore e la soddisfazione, mettendo in campo tutto quanto necessario per evitarne le dimissioni ed il turn over.
Con l’obiettivo di fornire supporto in tempo reale agli Specialist per la gestione del cantiere ed all’azienda per arginare il fenomeno del turn over, l’area recruiting effettua due tipologie di attività volte ad intervistare sia le nuove risorse che quelle storiche.
L’Employee Experience
Per il primo punto, ovvero le nuove risorse, il recruiter che ha curato l’inserimento di una risorsa effettua interviste al terzo giorno e all’ottavo giorno dall’assunzione per sapere se lo specialist o il referente ha rispettato i punti della checklist e se il candidato ha ben compreso ruolo, regole e doveri e se la sua esperienza sul cantiere fino ad ora è positiva o negativa.
Il risultato atteso è in primo luogo di poter intervenire tempestivamente andando a sanare situazioni che potrebbero portare il lavoratore a dimettersi. In secondo luogo, aiuta l’azienda a capire se ci sono delle gestioni non efficaci, da parte dello specialist, su uno o più cantieri.
Il Monitoraggio dei dipendenti
In merito alle risorse storiche, nel momento in cui una risorsa viene cessata (sia per dimissioni, licenziamento o mancato superamento del periodo di prova), il recruiter che ne curò l’inserimento contatta l’ex dipendente per cercare di capire i motivi che abbiano portato alla cessazione del rapporto di lavoro.
Ferie degli Specialist
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 0 DEL 20/09/23
Preventivamente il Coordinatore compila un piano ferie annuale.
Ogni Specialist fa richiesta al Coordinatore di ferie, mettendo in CC l’Area del Personale.
Il Coordinatore sarà chiamato ad autorizzare o negare il periodo di ferie richiesto.
Manutenzioni
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 0 DEL 20/09/23
Lo Specialist è garante delle attrezzature aziendali e ne deve garantire funzionamento e buona manutenzione.
In caso di malfunzionamento delle attrezzature di commessa lo Specialist deve aprire la richiesta di manutenzione attraverso l’apposita funzionalità di Isoinfinity segnalando il più dettagliatamente possibile: tipologia macchinario, marca e modello, numero seriale, breve descrizione del malfunzionamento, riferimento telefonico del responsabile di commessa, ed eventuale responsabile del danno.
Per le attrezzature di proprietà la richiesta di intervento di manutenzione sarà presa in carica dal manutentore.
Le attrezzature a noleggio la richiesta di intervento di manutenzione sarà presa in carica dal responsabile ufficio acquisti.
Il Manutentore ed il responsabile Acquisti devono aggiornare lo specialist sullo stato di avanzamento della manutenzione, entro 3 giorni dalla presa in carico.
In particolare qualora intervenissero accadimenti che rallenta la riconsegna del macchinario Es. pezzo di ricambio con data consegna lunga, Intervento di manutenzione esoso che rende anti economica la riparazione.
In caso di individuazione di danno doloso ai macchinari di proprietà dell’Azienda, o noleggiati dalla stessa, o danni alla produzione del cliente dovrà necessariamente seguire procedimento di contestazione disciplinare in capo al dipendente resosi colpevole del danno, con l’obbiettivo di recupero del danno economico.
Qualora non sia possibile risalire al responsabile del danno la contestazione dovrà essere fatta a tutto il personale in forza sull’appalto.
Una volta aperta la richiesta di manutenzione lo Specialist deve monitorare la richiesta fino a manutenzione avvenuta.
Manutenzioni delle Auto a Noleggio e di Proprietà
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 0 DEL 20/09/23
Per le auto a noleggio, le richieste di manutenzioni ordinarie e straordinarie vanno fatte chiamando in maniera autonoma il numero del call center dedicato del fornitore.
In caso di richieste relative ad auto di proprietà ISOCLEAN la richiesta va fatta tramite ISOinfinity.
In entrambi i casi, avvisare il Buyer per verificare la necessità di una macchina sostitutiva, la cui richiesta deve transitare per ISOinfinity.
Richiesta di Selezione del Personale
AREA DI RIFERIMENTO: AREA RECRUITING | AREA OPERATIVA | AREA CONTABILE | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 03 Novembre 2023
REVISIONE NR. 1 DEL 25/09/24
Lo Specialist è garante delle attrezzature aziendali e ne deve garantire funzionamento e buona manutenzione.
In caso di malfunzionamento delle attrezzature di commessa lo Specialist deve aprire la richiesta di manutenzione attraverso l’apposita funzionalità di Isoinfinity segnalando il più dettagliatamente possibile: tipologia macchinario, marca e modello, numero seriale, breve descrizione del malfunzionamento, riferimento telefonico del responsabile di commessa, ed eventuale responsabile del danno.
Per le attrezzature di proprietà la richiesta di intervento di manutenzione sarà presa in carica dal manutentore.
Le attrezzature a noleggio la richiesta di intervento di manutenzione sarà presa in carica dal responsabile ufficio acquisti.
Il Manutentore ed il responsabile Acquisti devono aggiornare lo specialist sullo stato di avanzamento della manutenzione, entro 3 giorni dalla presa in carico.
In particolare qualora intervenissero accadimenti che rallenta la riconsegna del macchinario Es. pezzo di ricambio con data consegna lunga, Intervento di manutenzione esoso che rende anti economica la riparazione.
In caso di individuazione di danno doloso ai macchinari di proprietà dell’Azienda, o noleggiati dalla stessa, o danni alla produzione del cliente dovrà necessariamente seguire procedimento di contestazione disciplinare in capo al dipendente resosi colpevole del danno, con l’obbiettivo di recupero del danno economico.
Qualora non sia possibile risalire al responsabile del danno la contestazione dovrà essere fatta a tutto il personale in forza sull’appalto.
Una volta aperta la richiesta di manutenzione lo Specialist deve monitorare la richiesta fino a manutenzione avvenuta.
Richieste Pernottamenti e Viaggi
AREA DI RIFERIMENTO:
SPECIALIST OPERATIVI | SPECIALIST COMMERCIALI | COORDINATORI | RESPONSABILI DI COMMESSA | ADDETTO AL SERVIZIO
VALIDITÀ DAL: 01 settembre 2023
REVISIONE NR. 1 DEL 25/09/24
ALLEGATI: QRCode_02153060682 ISOCLEAN | Modulo rimborso spese Rel 2 221006
FINALITA’ DELLA PROCEDURA
Disciplinare le spese sostenute assegnando i relativi budget e regolamentandone la corresponsione.
Le richieste di pernottamento e le richieste di biglietti di viaggio devono essere effettuate tramite Isoinfinity all’Ufficio Acquisti, con ragionevole preavviso per dare il tempo necessario all’Ufficio Acquisti per soddisfare la richiesta.
Le richieste devono tener conto dei budget assegnati.
PROCEDURA DI RIMBORSO SPESE
Premessa: il Collaboratore in sede di acquisto di bene o servizio deve tenere sempre a disposizione il QR Code con i dati aziendali (in allegato) e deve accertarsi che all’ acquisto segua emissione di fattura (con riferimento a qualunque tipologia di acquisto: taxi, treni, bus, ristoranti, supermercati, carburanti).
Il Collaboratore, autorizzato al rimborso di beni o servizi acquistati per conto dell’azienda o addebitabili alla stessa, farà sempre riferimento all’ ufficio acquisti (da contattare con il dovuto preavviso).
Di seguito le linee guida ai fini di una corretta compilazione del “Modulo rimborso spese”:
– Il modulo deve essere compilato a titolo personale per averne sempre traccia;
– La competenza deve essere sempre e solo mensile.
A titolo di esempio:
dal 01/11/23 al 30/11/23 (OK- modalità corretta),
dal 01/11/23 al 31/12/23(NO – modalità errata),
dal 01/11/23 al 20/12/23 (NO – modalità errata).
– Non vengono erogati rimborsi in anticipo;
A titolo di esempio:
“Devo pagare il pranzo per i miei colleghi richiedo un acconto spese.” (NO – modalità errata),
– Il modulo va corredato dei giustificativi di spesa (fatture di cortesia, ricevute, scontrini solo in caso di urgenza, attestati di transito autostradali, estratti conto Telepass…).
Va precisato che gli scontrini sono ammessi solo in casi eccezionali.
Va inoltre precisato che la presentazione della ricevuta POS non è un giustificativo idoneo al rimborso.
A titolo di esempio:
Le spese carburante possono essere inserite nel modulo di rimborso solamente se è stata fatta richiesta fattura al fornitore.
La presentazione della ricevuta POS non è un giustificativo idoneo al rimborso.
– I rimborsi devono essere verificati nel merito e sottoscritti da chi li ha autorizzati;
A titolo di esempio:
L’addetto al servizio ed il responsabile di commessa si fanno autorizzare dagli specialist di riferimento
– Il modulo deve essere compilato:
- in tutte le sue parti (celle e righe per intero);
- con carattere chiari e leggibili di modo da facilitarne e velocizzarne la comprensione.
A titolo di esempio: omettere il cantiere di riferimento compromette il monitoraggio dei costi riferiti ad ogni cliente.
A titolo di esempio: nel campo DETTAGLIO SPESE SOSTENUTE – NOTE con riferimento ad una spesa pasti dettagliare i nomi di eventuali colleghi o clienti/fornitori ospiti, verificando al contempo che in fattura coincida il numero di coperti);
BUDGET DI SPESA
- PASTI – ADDETTI AL SERVIZIO – RESPONSABILI DI COMMESSA
Per i pasti usufruiti fuori dal comune di residenza o dalla sede centrale, è previsto il rimborso per il pranzo (nell’ importo di € 10) e per la cena (nell’ importo di euro € 15). (importi iva inclusa)
- PASTI – COORDINATORI DI AREA, SPECIALIST COMMERCIALI E OPERATIVI: è previsto il rimborso per il pranzo (nell’ importo di € 15) e per la cena (nell’ importo di € 25). (importi iva inclusa)
HOTEL
- HOTEL – SPECIALIST COMMERCIALI E OPERATIVI: Le spese per hotel sono rimborsabili fino ad € 70
- HOTEL – COORDINATORE COMMERCIALE E OPERATIVO: Le spese per hotel sono rimborsabili fino ad € 70
TEMPISTICA NELLA CONSEGNA DEL MODULO E MODALITA’ DI RIMBORSO
Il modulo corredato dei giustificativi deve pervenire in area contabile entro il 05 del mese successivo a quello di sostenimento delle spese.
A titolo di esempio:
dal 01/11/23 al 30/11/23 consegnare entro il 5 dicembre 2023
LIQUIDAZIONE
Le spese sostenute a fronte di fattura saranno prontamente liquidate con bonifico con causale: rimborso spese a piè di lista.
Quelle con diverso giustificativo saranno comunicate all’ufficio del personale per l’inserimento sulla successiva busta paga a titolo di rimborso forfettario.
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PROCEDURA QONTO
Un’altra procedura per chiedere i rimborsi è l’utilizzo dell’applicazione QONTO.
Tale procedura è riservata agli SPECIALIST COMMERCIALI E OPERATIVI ed ai COORDINATORI, relativamente alle seguenti spese: ristoranti, alberghi e carburante.
Al proprio indirizzo mail arriva una comunicazione da QONTO.
Accedendo nella sezione in autonomia sarà scaricata l’applicazione QONTO nel cellulare.
Dopo aver scaricato l’applicazione si completa l’iscrizione inserendo Nome e Cognome e l’IBAN, sul quale dovrà essere accreditato la somma da rimborsare.
Entrando nell’applicazione, selezionando rimborsi, è possibile allegare un’immagine del giustificativo di spesa (fattura, ricevuta etc.), scrivere la somma massima consentita per il rimborso e procedere alla richiesta.
Nella richiesta di rimborso si dovrà comunque inserire l’importo massimo riconosciuto dall’azienda anche se la somma del giustificativo la eccede.
A titolo di esempio:
Albergo, fattura euro 100: Inserire somma da RIMBORSARE EURO 70.
LIQUIDAZIONE
Le richieste inserite sull’applicazione Qonto saranno liquidate entro 15 giorni dalla data del caricamento.
Spese dei Candidati
AREA DI RIFERIMENTO:
SPECIALIST OPERATIVI | AREA PERSONALE | AREA RECRUITING | COORDINATORI | RESPONSABILI DI COMMESSA
VALIDITÀ DAL: 01 settembre 2023
REVISIONE NR. 0 DEL 01/09/23
Viaggio di Andata
Viaggio di Ritorno
| A | LAVORATORE PAGA IL BIGLIETTO | ISOCLEAN RIMBORSA IN BUSTA |
| B | LAVORATORE PAGA IL BIGLIETTO | NESSUN RIMBORSO |
| C | ISOCLEAN PAGA IL BIGLIETTO | NESSUN RIMBORSO/DETRAZIONE |
| D | ISOCLEAN PAGA ILBIGLIETTO | ISOCLEAN DETRAE IN BUSTA |
| E | ISOCLEAN PAGA IL BIGLIETTO DI RITORNO | NESSUN RIMBORSO/DETRAZIONE |
Richiesta ISOTEAM
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 1 DEL 25/09/24
In caso si renda necessario l’utilizzo dell’Isoteam per Servizi Extra, Servizi Specializzati, Sostituzioni e Formazioni, bisogna effettuare la richiesta al Responsabile Isoteam con congruo anticipo e via mail, ragionevolmente una settimana prima della data di necessità.
Il Responsabile Isoteam risponderà alla richiesta via mail, mettendo a disposizione il personale Isoteam disponibile, in quantità il più possibile aderente a quanto richiesto, in funzione degli impegni programmati per la squadra.
Una volta assegnato il personale Isoteam, l’organizzazione operativa di quest’ultimi è in capo allo Specialist.
Compito dello Specialist è effettuare per tempo eventuali Ordini di materiale necessario all’attività dell’Isoteam, ordinando il suddetto con la funzione “Extra”.
Ultimato il servizio bisogna assicurarsi che il magazzino storni dall’ordinato il materiale rientrante a magazzino prima di confermare l’ordine come ricevuto.
Una volta essere venuto a conoscenza dei nominativi Isoteam adibiti all’attività, lo Specialist si premunirà di effettuare, attraverso l’Ufficio Acquisti, le prenotazioni necessarie per gli eventuali pernotti del personale, e si premunirà di comunicare per tempo a quest’ultimi i riferimenti utili della struttura alberghiera/alloggio prenotato, gli orari di lavoro richiesti, le attività da svolgere ed il risultato atteso, eventualmente chiedendo al personale Isoteam impiegato relazione fotografica dell’attività “prima” e “dopo”.
Lo Specialist deve segnare le ore di lavoro dell’Isoteam sul Feedo del Cantiere ove ha prestato Servizio il prima possibile, e comunque entro e non oltre la fine del mese corrente.
Convenzionalmente si è deciso di segnare otto ore di lavoro al giorno per il personale Isoteam, a prescindere dalle effettive ore lavorate, per calcolo delle ore di viaggio e saturazione mensile delle ore del personale.
Ordini e Consegne
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 16 ottobre 2023
REVISIONE NR. 0 DEL 20/09/23
Lo Specialist è garante della corretta presenza dei materiali e dei prodotti chimici necessari all’espletamento delle attività di cantiere, e deve prevedere un monitoraggio costante degli stock di cantiere per garantire la corretta esecuzione dei servizi come da capitolato e nel contempo la salvaguardia economica dell’Azienda.
Lo Specialist è garante della corretta emissione degli ordini di cantiere entro i primi dieci giorni del mese, eventualmente tramite delega e controllo del referente di commessa, per permettere la consegna di quanto ordinato entro gli ultimi dieci giorni del mese stesso.
Gli ordini devono necessariamente passare dalla piattaforma Isoinfinity, senza utilizzo di altre modalità non tracciabili.
In caso di necessità di acquisto di materiale non codificato sulla piattaforma, bisognerà confrontarsi con l’ufficio acquisti per la codifica dell’articolo, e solo successivamente emettere l’ordine tramite il mezzo aziendale.
Lo Specialist deve garantire il rispetto dei budget di commessa per l’emissione degli ordini, a tutela della marginalità di commessa.
Eventuali sforamenti di budget devono essere ponderati dallo Specialist ed effettuati ed autorizzati ai referenti solo in caso di reale fabbisogno a tutela del Servizio.
Possono essere ordinati solo i prodotti chimici concordati con il Cliente, di cui il Cliente deve essere fornito di relative Schede Tecniche e di Sicurezza.
In caso di indisponibilità del prodotto da parte del fornitore e/o valutazione economica di minor esborso ed ugual efficacia da parte dell’Ufficio Acquisti sull’acquisto di eventuale prodotto equivalente di altro fornitore, l’acquisto può essere effettuato solo previa valutazione congiunta con l’Ufficio Qualità interno sugli aspetti tecnici di efficacia, e con l’Area Sicurezza interna per gli aspetti legati alla sicurezza del lavoratore, nonché fornitura delle relative schede tecniche e di sicurezza al Cliente, che sarà l’ultima e determinante voce in capitolo per autorizzare la modifica del prodotto utilizzato o meno.
Lo Specialist deve garantire, eventualmente tramite delega e controllo del referente di commessa, il monitoraggio delle consegne corrette al cantiere, segnalando eventuali defezioni di consegna all’ufficio acquisti e/o al magazzino e monitorando il ripristino di eventuali defezioni di consegna tramite consegna ulteriore o storno del materiale non ricevuto da parte del magazzino e/o ufficio acquisti.
Una volta verificata ed appurata la consegna corretta di tutto quanto ordinato, l’ordine va archiviato come consegnato ed eventuali DDT di consegna dei fornitori diretti vanno trasmesse all’ufficio acquisti per la verifica, l’archiviazione ed il saldo del fornitore.
Rispetto dei Budget
Il Responsabile di Commessa ha autonomia di ordinare all’interno del suo budget. Ad ogni modo entro il 10 del mese lo specialist puo modificare le quantità e gli articoli ordinati.
Qualora il budget sia superato:
- dovrà essere autorizzato dallo specialist se lo sforo è fino al 50% del budget
- dovrà essere autorizzato dal Coordinatore qualora lo sforo superi il 50% del budget.
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Esempio
Budget assegnato 1000€
Ordinato 1300€ autorizza lo specialist
Ordinato 1600€ autorizza il coordinatore
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Solo per gli Articoli di Frigo bar: gli ordinativi possono essere fatti anche dopo il 10 del mese e la consegna sarà effettuata entro 7 giorni lavorativi.
Invio documenti e controllo discrepanze: dal momento dello scarico, la Governante ha 24 ore di tempo per controllare la merce ed inviare copia del ddt ricevuto tramite mail (no WhatsApp).
Eventuali anomalie (merce non consegnata, quantità diversa dal proprio ordine), vanno comunicate sempre entro 24 ore. Passato questo termine l’ordine si intende correttamente evaso e non si accettano più contestazioni.
Richiesta Attività Extra
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 25 settembre 2024
REVISIONE NR. 0 DEL 25/09/24
In caso si renda necessario l’utilizzo dell’Isoteam per Servizi Extra, Servizi Specializzati, Sostituzioni e Formazioni, bisogna effettuare la richiesta al Responsabile Isoteam con congruo anticipo e via mail, ragionevolmente una settimana prima della data di necessità.
Il Responsabile Isoteam risponderà alla richiesta via mail, mettendo a disposizione il personale Isoteam disponibile, in quantità il più possibile aderente a quanto richiesto, in funzione degli impegni programmati per la squadra.
Una volta assegnato il personale Isoteam, l’organizzazione operativa di quest’ultimi è in capo allo Specialist.
Compito dello Specialist è effettuare per tempo eventuali Ordini di materiale necessario all’attività dell’Isoteam, ordinando il suddetto con la funzione “Extra”.
Ultimato il servizio bisogna assicurarsi che il magazzino storni dall’ordinato il materiale rientrante a magazzino prima di confermare l’ordine come ricevuto.
Una volta essere venuto a conoscenza dei nominativi Isoteam adibiti all’attività, lo Specialist si premunirà di effettuare, attraverso il portale Isoinfinity, le prenotazioni necessarie per gli eventuali pernotti del personale.
Inoltre si premunirà di comunicare per tempo al personale Isoteam i riferimenti utili della struttura alberghiera/alloggio prenotato, gli orari di lavoro richiesti, le attività da svolgere ed il risultato atteso, eventualmente chiedendo al personale Isoteam impiegato relazione fotografica dell’attività “prima” e “dopo”.
Lo Specialist deve segnare le ore di lavoro dell’Isoteam sul Feedo del Cantiere ove ha prestato Servizio il prima possibile, e comunque entro e non oltre la fine del mese corrente.
Nel caricamento delle ore di Lavoro verificare se la lavorazione sia di tipologia CLI o SUP o ORD. In caso di CLI e SUP descrivere l’intervento nel campo note.
Convenzionalmente si è deciso di segnare otto ore di lavoro al giorno per il personale Isoteam, a prescindere dalle effettive ore lavorate, per calcolo delle ore di viaggio e saturazione mensile delle ore del personale.
Proroghe del Personale
AREA DI RIFERIMENTO: SPECIALIST OPERATIVI | AREA RECRUITING | AREA DEL PERSONALE | AREA COMMERCIALE | AREA SICUREZZA
VALIDITÀ DAL: 25 settembre 2024
REVISIONE NR. 0 DEL 25/09/24
Le proroghe del Personale devono essere valutate in base al rendimento della risorsa, alla sostenibilità della commessa ed all’incidenza del costo di lavoro.
Oltretutto, la valutazione di proroga o meno del personale in scadenza di contratto deve essere fatta in funzione delle regolamentazioni vigenti in tema di contrattualistica a termine.
In linea generale, il personale a tempo determinato non può avere più di quattro proroghe e più di 12 mesi di anzianità di servizio. La quinta proroga è consentita in caso di caso malattia, maternità, ferie di altre risorse impiegate presso la stessa commessa.
Qualora una risorsa non possa più essere prorogata a tempo determinato per sopravvenienza delle casistiche sopra riportate, prima del termine dei 12 mesi dimostri le capacità necessarie ad ottenere una trasformazione a tempo indeterminato, e l’economia della commessa lo permetta, quest’ultima può essere valutata, a consolidamento della squadra di commessa, in ottica di riduzione del turn over, garanzia del servizio, e crescita della professionalità del personale.
Le richieste di Proroga e Trasformazione devono essere fatte alla Collega Analyst entro la terza settimana del mese, per permettere alla collega di inserire la richiesta sul portale, e per permettere all’Ufficio del Personale di produrre le documentazioni di proroga necessarie entro la fine del mese.
Una volta prodotto il documento di proroga l’Ufficio del Personale carica il documento su Isoinfinity. Onere dello Specialist scaricare il documento, farlo firmare alla risorsa e restituirlo all’ufficio del personale firmato entro la fine del mese/ entro la data di termine del contratto.
Onde evitare di rischiare di perdersi una così importante scadenza, mettendo l’Azienda a rischio di Sanzioni da parte dell’Ispettorato del Lavoro e e rivalse da parte delle sigle Sindacali, è di fondamentale importanza che lo Specialist abbia sottomano, e mantenga aggiornato il dato di scadenza contrattuale e numero di proroga per ogni dipendente.
La ns organizzazione interna, per facilitarne la gestione, consente come date di scadenza il 15 o il 30/31 (in caso del mese di febbraio 28/29) del mese.
