1 | Reperibilità e Riconoscibilità

Lo Specialist Operativo è il punto di riferimento per i propri collaboratori, per i Clienti della sua Area, e per tutti i colleghi dell’Azienda. Soprattutto è e dev’essere l’immagine dell’Azienda agli occhi del Cliente e dei suoi collaboratori.

Per questo deve essere riconoscibile per Etica, Professionalità, Autorevolezza e Preparazione.

L’essere un punto di riferimento prevede inoltre l’onere della reperibilità e della riconoscibilità.

Lo Specialist Operativo deve essere sempre reperibile, telefonicamente, via mail e attraverso tutti i mezzi di comunicazione utili al più breve ed efficace contatto, per la trasmissione di tutte quelle informazioni utili alla corretta gestione delle commesse.

Lo Specialist Operativo deve saper rispondere tempestivamente alle richieste pervenute tramite tutti i mezzi di comunicazione. La risposta deve essere tempestiva ed efficace.

Lo Specialist Operativo deve essere sempre aggiornato, e conseguentemente aggiornare l’Azienda, su tutti gli aspetti della vita quotidiana delle Commesse di sua competenza, sui Clienti e sul personale a lui in capo.

Utilizzando la corretta comunicazione, lo Specialist Operativo deve saper rispondere fattivamente alle esigenze del Cliente, alle esigenze del personale di commessa e alle esigenze della Sede, relativamente alle commesse di competenza.

2 | Priorità del Ruolo

Le priorità dello Specialist Operativo – Industria Alimentare sono:

  • La verifica e l’accertamento del miglior livello di servizio erogato al cliente e della sua soddisfazione.
  • Garantire la Sostenibilità Economica della commessa e la loro marginalità, tramite la guida ed il controllo costante dei costi della commessa stessa.
  • Soddisfazione e Crescita del Personale: anticipazione e risoluzione delle problematiche. Affiancamento e formazione.
  • Collaborazione e Comunicazione:  devono essere puntuali, tempestive ed efficaci con la sede centrale per tutte le informazioni utili alla corretta gestione delle commesse e per l’eventuale ricerca condivisa delle risoluzioni più efficace delle problematiche riscontrate, grazie al supporto dei colleghi di sede preposti.

3 | Attività Quotidiane

1. Verifica delle timbrature del giorno precedente per le commesse di competenza, convalida delle timbrature, analisi e verifica delle anomalie e delle defezioni di presenza, inserimento eventuali timbrature mancanti, inserimento eventuali giustificativi di assenza.

2. Verifica del programma personale della giornata ed eventuale modifica dello stesso, in base alle priorità sopraggiunte.

3. Verifica del programma di lavoro dei cantieri ove prevista attività programmata infrasettimanale.

4. Contatto telefonico o tramite WhatsApp prima e/o dopo il servizio con i referenti di cantiere, per accertarsi della bontà del servizio erogato, anticipare eventuali problematiche e misurare la presenza fisica e mentale del referente.

5. Visita/e in cantiere, con focus su:

  • Incontro con il cliente e richiesta feedback sul servizio erogato, sul referente di commessa e sul personale di commessa.
  • Verifica dello stato di pulizia della commessa, dando eventuali indicazioni di miglioramento e di ripristino al personale di commessa.
  • Incontro con il referente di cantiere per richiedere un feedback sul personale, sullo stato del servizio e su eventuali problematiche da affrontare, per dare un feedback di ritorno rispetto alla percezione del cantiere, dell’operato del referente e del personale rispetto alle valutazioni del cliente.
  • Incontro del personale durante lo svolgimento delle attività per verificare standing, motivazione, approccio e preparazione alla mansione, intraprendendo azioni correttive ove necessario, per anticipare eventuali esigenze del personale e supportarlo nel rapporto con l’azienda.
  • Verificare l’integrità delle attrezzature aziendali ed attivarsi eventualmente per la manutenzione ed il ripristino.
  • Verifica presenza e corretto stoccaggio di prodotti chimici e del materiale consumabile necessario all’espletamento del servizio.
  • Verificare che il personale indossi correttamente le divise e i Dpi necessari e che questi siano idonei all’immagine e alla sicurezza.

 

6. Compilazione relativa Isonota delle visite effettuate, con dettaglio discorsivo dei punti sopra visionati e invio alla proprietà e agli altri attori di sede interessati;

7. Aggiornamento dell’Isoattività percentuale;

8. Eventuale contatto telefonico con i clienti previsti in visita il giorno successivo per confermare l’appuntamento e anticipare eventuali problematiche.

9. Eventuale contatto telefonico con i referenti dei servizi previsti per il giorno successivo per accertarsi dell’organizzazione del referente.

4 | Attività Settimanali

Ogni Fine Settimana:

  • Programmazione della settimana successiva con conseguente compilazione del programma sul calendario condiviso.
  • In caso di necessità di segnalazioni da effettuare, compilare Relazione settimanale dei cantieri da inviare ai coordinatori.
  • Verifica delle timbrature e chiusura delle timbrature settimanali con segnalazione di eventuali EXTRA SUP ed EXTRA CLI, Straordinari e Permessi.
  • Compilazione Eventuale Relazione settimanale dei cantieri da inviare ai clienti ove il cliente lo richiede.

5 | Attività Mensili

  1. Almeno una volta al mese: Visita approfondita di tutte le commesse con compilazione della Check List approfondita su Isoinfinity

 

  1. Almeno una volta al mese: Trasmissione al responsabile degli immobili aziendali dello status manutentivo degli alloggi della propria area tramite check visita con relativo aggiornamento dei dipendenti che vi alloggiano.

 

  1. Ogni Ultimo giorno del mese/Primo giorno del mese successivo: Chiusura delle timbrature del mese precedente per le commesse di competenza, convalida delle timbrature, analisi delle anomalie e delle defezioni di presenza, inserimento eventuali timbrature mancanti, inserimento eventuali giustificativi di assenza.

 

  1. Ogni Ultimo giorno del mese/Primo giorno del mese successivo: Compilazione File contenente EXTRA SUP ed EXTRA CLI da corrispondere al personale di commessa, da trasmettere all’ufficio del personale per l’erogazione in busta paga.

 

  1. Ogni Ultimo giorno del mese/Primo giorno del mese successivo: Verifica della correttezza degli Accordi del Personale ed eventuale segnalazione all’ufficio del personale per correzione e modifica

 

  1. Ogni Ultimo giorno del mese/Primo giorno del mese successivo: Trasmissione all’ufficio contabile degli Extra CLI da fatturare al cliente per tutte le attività extra effettuate durante il mese per ogni cantiere di competenza.

 

  1. Ogni Ultimo giorno del mese/Primo giorno del mese successivo: Trasmissione al responsabile della flotta aziendale del chilometraggio dell’auto assegnata, e del chilometraggio dei mezzi eventualmente assegnati al personale di competenza.

6 | Monitoraggio Economico delle Commesse

Ogni qualvolta venga pubblicato mensilmente su Isoinfinity il dato di marginalità delle commesse di competenza, lo Specialist Operativo deve interessarsi ad andare ad analizzare i dati trasmessi, con analisi del singolo dato di costo diretto e indiretto, andando a spacchettare lo stesso in funzione dei dati in suo possesso, e segnalando al Controllo di Gestione ogni incongruenza rilevata, prima dell’incontro di Pre-Paramento, per permettere al Controllo di Gestione di correggere eventuali dati errati, in funzione delle segnalazioni ricevute, ed effettuare un analisi congiunta più possibilmente aderente alla realtà.

Lo Specialist deve presenziare agli incontri di Pre Parametro e Parametro per discutere il dato con gli altri attori di Sede coinvolti, avendo contezza del dato stesso, e dando risposte adeguate all’incongruenze eventualmente rilevate, forte della conoscenza costante del dato e degli accadimenti di commessa che hanno portato alla risultanza estrapolata.

Lo Specialist deve oltremodo, e soprattutto, adoperarsi per la risoluzione di eventuali mancate marginalità di commessa, secondo quanto concordato nelle riunioni di Pre Parametro e Parametro.

7 | Risoluzione dei Problemi e Segnalazioni

Lo Specialist Operativo deve saper affrontare tempestivamente i problemi delle Commesse di competenza, trovando risoluzioni propositive e durevoli, a tutela del Servizio, dell’Azienda e del Personale a lui in capo.

 

Ricevimento Segnalazioni

In caso si riceva dal Cliente una Segnalazione di non corretta Pulizia, o di servizio carente, bisogna immediatamente accertarsi di quanto segnalato, interpellando i referenti di commessa e/o gli operatori, e possibilmente verificando di persona.

Una volta accertato il fatto bisogna accertarsi che il personale abbia tutti gli strumenti e la formazione adeguata al corretto svolgimento delle attività secondo gli standard richiesti.

Una volta appurato quanto sopra e/o ripristinato le condizioni e gli strumenti necessari, bisogna sensibilizzare e sollecitare il personale ad una maggiore attenzione de ad un maggiore livello di servizio, e monitorarne nel tempo l’effettiva applicazione dell’azione correttiva.

Bisogna poi soprattutto rispondere tempestivamente e fattivamente all’esigenza del cliente tranquillizzandolo della presa in carico della segnalazione e della messa in campo di tutte le azioni correttive necessarie al ripristino di una condizione di servizio adeguato.

8 | Ricevimento Non Conformità

In caso si riceva dal Cliente una Non Conformità, bisogna immediatamente accertarsi di quanto segnalato, interpellando i referenti di commessa e/o gli operatori, e possibilmente verificando di persona.

Bisogna informare il proprio Coordinatore, l’Ufficio Commerciale, e l’Ufficio Qualità interno, confrontandosi con quest’ultimo sulle procedure adottate ed adottabili, nonché sulla formazione del personale a riguardo.

Bisogna informare il referente di Commessa della Non Conformità ricevuta, entrando nel merito della stessa, alzando in lui l’attenzione al particolare focus.

Bisogna rispondere tempestivamente e fattivamente alla Non Conformità, scusandosi con il Cliente e tranquillizzandolo della presa in carico della NC e della messa in campo di tutte le azioni correttive necessarie al ripristino di una condizione di servizio adeguato.

Fondamentale è monitorare il Servizio nel tempo, con focus sul punto critico risultato non conforme, per scongiurare il ripetersi dell’accadimento.

9 | Richiesta di Risarcimento Danni

In caso di danneggiamento delle attrezzature e/o dei macchinari del Cliente è necessario informare tempestivamente il proprio Coordinatore e l’Area Contabile dando a quest’ultima tutte le informazioni utili necessarie per l’attivazione della pratica assicurativa.

In caso di sinistro, con intervento della compagnia assicuratrice, lo Specialist entro 2 giorni deve comunicare per iscritto all’Area Contabile indicazione di Data e ora degli accadimenti, Personale Coinvolto, Dinamica dei Fatti, Indicazione dettagliata dell’Attrezzatura Coinvolta, Dichiarazione sottoscritta del Personale coinvolto con descrizione accurata dei fatti accaduti, Foto del danneggiamento.

Rispondere al Cliente segnalando la presa in carico del danneggiamento da parte dell’Azienda e tranquillizzandolo sulla veloce risoluzione del danneggiamento, scusandosi dell’accaduto.

Verificare in Cantiere la possibilità di implementare azioni correttive atte alla salvaguardia del patrimonio del Cliente, anche attraverso il confronto con l’Ufficio Qualità interno per l’adozione delle eventuali procedure correttive.

Verificare ed implementare la Formazione del personale di commessa ed il livello di attenzione dello stesso.

Comunicare all’Ufficio del Personale eventuali responsabilità Dolose per avviare la procedura di Contestazione Disciplinare finalizzata al recupero economico del danno.

L’eventuale procedimento disciplinare avviato deve essere monitorato fino alla conclusione dello stesso.

10 | Richiesta Attività Extra

11 | Richiesta Isoteam

12 | Richiesta Pernottamenti e Viaggi

13 | Manutenzioni

14 | Apertura Task

16 | Schede Tecniche e di Sicurezza

Lo Specialist Operativo, con il supporto dell’Ufficio Qualità interno, è garante della puntuale fornitura delle schede tecniche e di sicurezza al cliente per adempiere agli oneri di legge relativi al piano Haccp del Cliente e per scongiurare il rischio di sanzioni e prescrizioni al cliente da parte degli enti preposti in caso di ispezione.

È necessario garantire che ogni eventuale prodotto sostituito venga correlato di relativa scheda tecnica e di sicurezza da trasferire al Cliente per archivio, e per eventuale modifica del piano di autocontrollo.

Fermo restando che l’eventuale modifica del prodotto può essere effettuata, come specificato nel paragrafo “Ordini e Consegne”, solo previa valutazione congiunta con l’Ufficio Qualità interno sugli aspetti tecnici di efficacia, con l’Area Sicurezza interna per gli aspetti legati alla sicurezza del lavoratore, nonché autorizzazione del Cliente.

Si rende necessario fornire le Schede Tecniche e di Sicurezza anche al Referente di Commessa poiché possa visionarle a tutela del corretto utilizzo del prodotto.

17 | Procedure di Sanificazione

Lo Specialist Operativo deve garantire e monitorare che su tutte le commesse di competenza vengano correttamente applicate le procedure di sanificazione previste dal piano di autocontrollo del Cliente e le procedure di Sanificazione redatte dall’Ufficio Qualità interno.

Ove presente e previsto, lo Specialist deve garantire e monitorare che il referente di commessa compili puntualmente le modulistiche di pulizia eventualmente previste dal piano di autocontrollo del cliente (Check).

19 | Richiesta di Selezione del Personale

20 | Assunzioni del Personale

22 | Formazione del Personale

Lo Specialist Operativo, in qualità di Dirigente per la Sicurezza deve garantire, con il Supporto dell’Area Sicurezza, che tutto il personale effettui la formazione prevista dalle normative.

Procedura condivisa è che il personale neoassunto effettui il corso 81/08 sulla sicurezza il primo giorno di lavoro, e solo successivamente alla verifica dell’espletamento del corso possa iniziare a lavorare effettivamente.

Stessa importanza riveste l’aggiornamento delle formazioni previste dall’Area Sicurezza e la visita medica di idoneità alla mansione, da svolgersi prima dell’inizio del rapporto lavorativo.

Di rilevante importanza è da ritenersi la formazione professionale del personale.

Lo Specialist deve promuovere la crescita interna e la professionalizzazione di tutto il personale di cui è responsabile, promuovendo lo scambio di nozioni, il confronto, l’affiancamento e la formazione delle sue risorse, con l’obbiettivo del costante miglioramento del livello di servizio al Cliente

23 | Infortunio sul Lavoro

In caso di infortunio sul lavoro lo Specialist deve tempestivamente avvisare l’ufficio Personale e l’Ufficio Sicurezza, mettendo loro a disposizione i documenti necessari a produrre la denuncia ad enti ed autorità competenti:

  1. Descrizione esatta dell’evento;
  2. Dichiarazione del lavoratore;
  3. Verbale di pronto soccorso (ben visibile)

 

La documentazione deve essere chiara e comprensibile per ottimizzare la denuncia di infortunio.     

24 | Proroghe del Personale

25 | Modifiche Accordi Economici del personale

26 | Delega al Referente di Commessa

La figura del Referente di Commessa è una figura di cruciale importanza nell’organizzazione Aziendale, poiché è la figura che quotidianamente si interfaccia con il Cliente, è la figura che deve garantire una corretta comunicazione quotidiana con il Cliente ed è la figura garante del Servizio, oltre ad essere la figura che funge da importante guida ed Esempio per tutto il Personale di Commessa.

Per questo motivo la figura del Responsabile di Commessa va scelta e valutata ponderatamente, rispettando gli Standard dell’Azienda in termini di Standing e Preparazione Professionale.

Il Referente di Commessa deve essere l’occhio dello Specialist in sua assenza, e deve poter garantire la proficuità del rapporto con il Cliente.

Lo Specialist deve effettuare una valutazione costante dell’operato del referente, mettendo in atto tutte le azioni correttive eventualmente necessarie per far sì che il ruolo del Referente venga svolto correttamente.

Compito dello Specialist è Formare ed Affiancare il referente di Commessa nel suo operato, garantendo che quest’ultimo operi secondo gli Standard richiesti dall’Azienda e garantendone l’efficacia dell’Azione.

Lo Specialist deve informare il Referente degli Obbiettivi di Marginalità della Commessa, nei limiti della competenza del Referente, Promuovendone la responsabilità operativa.

Lo Specialist deve poter Delegare alcune attività operative ai suoi Referenti, spronandone la crescita, e verificando l’esito dell’attività delegata, essendo consapevole che la responsabilità della inadempienza del referente nello svolgimento dell’attività delegata decade in capo al delegante.

In caso di non proficuità dell’operato del Referente, lo Specialist deve garantire la sostituzione del ruolo in tempi celeri, onde evitare problematiche di Servizio, e problematiche di Comunicazione con il Cliente.

27 | Provvedimenti Disciplinari

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28 | Analisi Buste Paga

In caso di segnalazione e lamentela del personale rispetto ad incongruenze riscontrate sulla busta paga, lo Specialist Operativo dovrà visionare la busta paga del dipendente, supportandolo nella lettura approfondita della stessa, e qualora servisse dare al dipendente i riferimenti telefonici e/o mail  dell’Ufficio del Personale per contatto.

In caso di riscontro di reale errore in busta paga verificata dallo Specialist, quest’ultimo dovrà comunicare con l’Ufficio del Personale per la risoluzione dell’incongruenza, dovrà tranquillizzare il dipendente sulla pronta risoluzione, ed accertarsi del recupero della discrepanza secondo le modalità più celermente possibili dall’ufficio del Personale e l’Ufficio Contabilità.

29 | Pagamento dei Dipendenti Attivi e dei Cessati

I pagamenti delle competenze economiche per i dipendenti sono dettati dalla Proprietà e i dipendenti attivi devono essere edotti della data di pagamento dello stipendio definita.

La proprietà valuta e comunica allo stesso modo le tempistiche e modalità di pagamento dei cessati.

In caso di contatto e lamentela del cessato, questo va arginato in funzione delle valutazioni di pagamento della proprietà.

Se necessario si fornirà al cessato numero di telefono di sede adibito al contatto.

Qualora il Cessato abbia delle necessità particolari, che vadano ad incidere sulla reputazione dell’Azienda agli occhi del Cliente e/o delle sigle sindacali e/o enti di controllo preposti, e tutto ciò che possa incidere sulla reputazione dell’Azienda, bisogna effettuare via mail una richiesta di pagamento alla Proprietà, mettendo in copia conoscenza il proprio coordinatore.

Se la Proprietà valuterà positivamente il proseguo dell’iter di pagamento, sarà cura dello Specialist procurarsi dall’Ufficio Contabilità il documento comprovante l’effettuazione del bonifico da girare al cessato in questione a chiusura delle recriminazioni sopraggiunte.